Wintersymposium – Anmeldung und Organisation für Fortbildungen

Webanwendung für Fortbildungsveranstaltungen mit Programm, Workshops und begrenzten Plätzen: eine öffentliche Seite mit Programm, die Anmeldung mit Workshop-Wahl und Warteliste und ein Team-Bereich, in dem die Organisation alles verwaltet – vom Programm über Mailings bis zur Teilnahmebescheinigung.

Entstanden für ein jährliches Notfallmedizin-Symposium (rund 250 Teilnehmende, abends, mit parallelen Workshops). Sie passt aber auch zu Vortragsabenden, Journal Clubs oder Workshop-Abenden, mit oder ohne Workshops, Essenswahl und Fortbildungspunkte. Mehrere Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen laufen in einer Installation.

Stand: Version 1.0, im Einsatz. Version in VERSION, Änderungen in CHANGELOG.md.

Funktionen

Für Teilnehmende

• Startseite mit Eckdaten (Datum, Ort, freie Plätze), pflegbaren Texten und dem Programm als Zeitraster: Vorträge, Fallbesprechungen, Workshops mit mehreren Terminen, offene Stationen und Pausen; Details zu jedem Punkt und den Dozierenden im Popup. Auf dem Handy als Liste.
• Anmeldung mit Workshop-Wahl: je Workshop ein fester Termin, Überschneidungen werden gesperrt, volle Termine lassen sich auf die Warteliste setzen. Essenswahl und Einheitliche Fortbildungsnummer (EFN) auf Wunsch.
• Bestätigung per Mail; bis dahin bleiben die Plätze reserviert. Ist das Symposium voll, geht es auf die Warteliste.
• Nachrücken: Wird ein Platz frei, bekommt die nächste Person auf der Warteliste ein Angebot mit Frist per Mail – annehmen oder ablehnen mit einem Klick.
• Meine Anmeldung: Workshops, Essen und Daten ändern oder absagen, ohne Konto über einen Einmal-Link per Mail oder mit einem freiwilligen Konto (Passwort oder Passkey).
• Teilnahmebescheinigung als PDF nach der Veranstaltung, mit Workshops und Fortbildungspunkten.
• Newsletter mit Double-Opt-In, je Veranstaltungsreihe und übergreifend.

Programm	Anmeldung mit Workshop-Wahl

Meine Anmeldung	Startseite am Handy	Teilnahmebescheinigung

Für das Team

• Übersicht mit Anmeldungen, Warteliste, offenen Angeboten, Mailstand und einer Liste „Zu erledigen“.
• Programm-Pflege: Tagesplan zum Ziehen, Workshops mit Terminen und Plätzen, Dozierende mit Foto; Änderungen erst speichern, dann veröffentlichen.
• Personen und Workshops: suchen, filtern, Anmeldungen ändern, Plätze von Hand vergeben oder anbieten, überbuchen nur mit Bestätigung.
• Mailings an Angemeldete, Wartelisten oder einzelne Workshop-Termine und Newsletter an Listen: Editor mit Bildern, Platzhaltern und Vorschau, geplanter Versand, Tageslimit je Postfach.
• Statistik und Exporte als CSV, Excel und PDF: Teilnehmendenliste, Essensliste, Unterschriftenliste mit EFN-Barcode, CME-Liste.
• Teilnahme und Zertifikate: Anwesenheit erfassen, Bescheinigungen freischalten.
• Einstellungen je Veranstaltung: Kapazität, Fristen, Stichtage, Bausteine (Workshops, Essen, Fortbildungspunkte, Bescheinigung) – nichts davon steht fest im Code.
• Mehrere Veranstaltungen und Reihen, Rechte für Admins je Veranstaltung oder Reihe, Protokoll aller Änderungen. Jede Veranstaltung kann ein eigenes Icon haben (links oben, im Browser-Tab, in der Linkvorschau).
• Linkvorschau und Suchmaschinen: Geteilte Links zeigen in Messengern Titel, Datum, Ort und Bild; Suchmaschinen bekommen Beschreibung, strukturierte Daten zur Veranstaltung, sitemap.xml und robots.txt – alles automatisch aus den Einstellungen und erst freigegeben, wenn eine BetreiberIn es einschaltet.
• Betrieb: Status-Seite mit Ampeln (Cron, Mail, Datenbank, Sicherung), automatische Sicherung mit Wiederherstellen, Wartungsmodus, Team-Konten mit Rollen.

Team-Übersicht	Programm-Pflege

Statistik	Mailing-Editor mit Vorschau

Die Bilder zeigen erfundene Beispieldaten; Logo und Name der Marke sind darin durch einen neutralen Schriftzug ersetzt. Erzeugt mit node tools/browser/readme_bilder.js.

Datenschutz und Sicherheit

• Keine fremden Dienste: kein Tracking, keine Analyse, keine Schriften oder Skripte von fremden Servern. Alles läuft auf dem eigenen Webspace.
• Daten werden gelöscht: Anmeldungen ohne Konto 14 Monate nach der Veranstaltung, Konten nach 14 Monaten ohne Login (mit Erinnerung), Protokolle und Mail-Inhalte nach festen Fristen. Nachweise über Fortbildungspunkte bleiben getrennt 10 Jahre erhalten.
• Sparsam gespeichert: IP-Adressen nie im Klartext, nur als Prüfsumme für den Schutz vor zu vielen Versuchen; Einmal-Links nur als Hash.
• Team-Zugang nur mit zweitem Faktor (Authenticator-App, Code per Mail oder Passkey); heikle Aktionen fragen ihn erneut ab.
• Schutz der Formulare ohne Captcha-Dienst: Rechenaufgabe im Browser, Honigtopf, Zeitsperre, Wegwerfadressen.
• Sicherheits-Kopfzeilen (Content-Security-Policy, HSTS), Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery, gleiche Antworten für bekannte und unbekannte Adressen.

Voraussetzungen

• Webspace mit PHP 8.3 (Erweiterungen PDO MySQL, OpenSSL, mbstring, GD, zlib) und MySQL 8
• HTTPS für die Domain
• ein Cronjob alle 5 Minuten (Mails, Nachrücken, Sicherung, Löschfristen)
• ein Postfach mit SMTP-Zugang für den Versand

Kein Framework, kein Composer, kein Build-Schritt: Der Ordner server/ wird so hochgeladen, wie er ist.

Installation in Kürze

1. server/ auf den Webspace kopieren; die Domain zeigt auf server/public/.
2. Eine leere MySQL-Datenbank anlegen.
3. server/config.example.php als config.php kopieren und ausfüllen (Datenbank, Zufallswerte, Mail).
4. https://<domain>/install öffnen und das erste Team-Konto anlegen.
5. Den Cronjob einrichten; Befehl und Zeitplan zeigt die Status-Seite im Team-Bereich.

Alles Weitere – Auslieferung per GitHub Actions, Staging und Produktion, Sicherung, Tests – steht in docs/betrieb.md.

Grenzen

• Oberfläche und Mails nur auf Deutsch.
• Ausgelegt auf Veranstaltungen mit einigen hundert Teilnehmenden; das Mail-Tageslimit des Hosters setzt die Grenze für Rundmails.
• Keine Bezahlfunktion: gedacht für kostenlose Veranstaltungen.
• Erscheinungsbild (Farben, Schriften, Logo) ist auf die ursprüngliche Veranstaltung zugeschnitten und steht in server/public/assets/site.css und server/lib/html_lib.php; wer die Software selbst nutzt, ersetzt Logo und Namen (siehe Lizenz).

Dokumentation

• docs/betrieb.md – Einrichtung, Auslieferung, Bedienung, Wartung, Tests
• docs/konzept.md – Entscheidungen, Regeln, Arbeitspakete, offene Punkte
• docs/pruefprotokoll.md – geplante und durchgeführte Prüfungen
• CHANGELOG.md – Änderungen je Version
• CLAUDE.md – Hinweise für die KI-gestützte Entwicklung

Tests: php tools/tests/lauf.php (mit Testdatenbank) und der Browser-Durchlauf node tools/browser/durchlauf.js in Chromium, Firefox und WebKit.

Sicherheitslücken melden

Bitte nicht als öffentliches Issue, sondern privat über GitHub: Reiter Security → Report a vulnerability. Details in SECURITY.md.

Lizenz

© Philipp Chadid

Der Code steht unter der GNU Affero General Public License 3.0 (AGPL-3.0). In klarer Sprache heißt das:

• Du darfst die Software kostenlos nutzen, ändern und weitergeben, auch für deine eigenen Veranstaltungen.
• Gibst du sie weiter – geändert oder nicht –, muss das wieder unter der AGPL-3.0 geschehen, mit Quelltext und diesem Lizenzhinweis.
• Betreibst du eine geänderte Fassung öffentlich im Netz, musst du deren Quelltext den Nutzenden anbieten (die Fußzeile verlinkt dafür den Quelltext; zeig dort auf deine Fassung).
• Es gibt keine Gewährleistung und keine Haftung: Die Software wird so bereitgestellt, wie sie ist.

Maßgeblich ist allein der Lizenztext in LICENSE.

Ausgenommen von der AGPL-3.0 sind Logo und Name „Allgäu Akut“ (Dateien in server/public/assets/logo/ und server/pdf/, Name in Texten und Voreinstellungen). Sie dürfen nicht für eigene Veranstaltungen verwendet werden; wer die Software selbst einsetzt, ersetzt sie durch eigene.

Fremde Bestandteile mit eigener Lizenz (Lizenztexte liegen jeweils daneben):

Bestandteil	Lizenz	Ort
Schriften Anton, Antonio, IBM Plex Mono, Tajawal	SIL Open Font License 1.1	server/public/assets/fonts/, server/pdf/
Phosphor Icons	MIT	server/public/assets/icons/, server/lib/vendor/phosphor/
qrcode-generator (Kazuhiko Arase)	MIT	server/public/assets/vendor/
tFPDF (PDF-Erzeugung)	LGPL-2.1	server/lib/vendor/tfpdf/

Teile des Codes stammen aus NAdoku (gleicher Urheber, ebenfalls AGPL-3.0).